Comment organiser une réunion d'anciens ?

2024 Auteur: Priscilla Miln | [email protected]. Dernière modifié: 2024-02-18 00:15

La Soirée des Retrouvailles des diplômés, peu importe où elle se déroule et qui elle rassemble, demande une préparation sérieuse et des coûts tangibles. En règle générale, il est assez difficile pour une personne de maîtriser l'organisation de telles vacances et de s'y préparer.

Maintenant, ils utilisent souvent les services d'agences, mais le résultat du travail des professionnels ne répond pas toujours aux attentes et peut différer de la version des vacances qu'ils souhaitaient organiser. Par conséquent, il est préférable d'aborder la question par vous-même, de préférence avec une entreprise de deux, trois ou quatre personnes.

Par où commencer ?

Vous devez commencer à préparer la soirée de la réunion des diplômés en déterminant le nombre de participants. C'est-à-dire que vous devez décider qui collecter - l'ensemble du numéro, une classe ou un groupe. S'il faut inviter le personnel enseignant et lequel des enseignants appeler. Tous les autres aspects dépendent du nombre de participants et d'invités potentiels de l'événement.

Ensuite, vous devez trouver tous cespersonnes à rassembler. Que vous envisagiez d'organiser une soirée alumni dans une école ou une soirée étudiante dans un restaurant, la recherche de participants est l'étape la plus importante, longue et difficile de la préparation.

Une fois toutes les coordonnées possibles trouvées, les personnes doivent être contactées ou téléphonées, et pas seulement leur envoyer des invitations. Cela doit être fait, car quelqu'un n'ira pas, et quelqu'un voudra venir non seul. Vous devez appeler ou écrire aux enseignants. Vous ne devez pas exclure les participants à l'avance, en vous concentrant sur vos propres idées. Autrement dit, si, par exemple, la réunion des anciens aura lieu à Moscou et que l'un des participants potentiels vit à Vladivostok, vous ne devez pas décider vous-même que la personne ne viendra pas.

Il est nécessaire de clarifier l'heure et la date préférées avec chacun de ceux qui assistent à la soirée, y compris les enseignants. Vous devez également vous renseigner attentivement sur les opportunités financières, c'est-à-dire demander combien une personne est prête à allouer pour organiser un événement.

Après ces étapes initiales, les organisateurs disposeront d'une liste complète des invités et des participants à l'événement, contenant des informations sur leur temps libre et leurs capacités financières.

Quelle est la prochaine ?

À l'étape suivante, le lieu, l'heure et le scénario approximatif de la soirée de la réunion des anciens devraient être déterminés. Ce n'est pas difficile à faire, en fonction du budget approximatif et du nombre de participants. A ce stade, il faudra "regarder" deux fois le budget, ainsi que le nombre de participants.

La première chose à laquelle commencer à penserscénario - choix de l'emplacement. Si plus d'une centaine de personnes sont attendues à l'événement, mais que le budget est réduit, vous devriez louer un café ou un petit club avec un minimum de commande sur une base "pour les visiteurs". C'est-à-dire convenir avec les propriétaires de l'institution que les gens commanderont eux-mêmes des boissons et de la nourriture. Cette méthode de location réduira considérablement le coût de paiement de l'institution.

Une autre option consiste à organiser une réunion d'anciens élèves dans une école ou un institut. Mais pas toujours cette façon d'organiser un événement est plus économique que la location d'une institution. Pour une célébration complète, vous devrez dresser des tables de buffet, c'est-à-dire acheter de l'alcool, de la nourriture ou des collations prêtes à l'emploi. Lors de l'achat de nourriture, vous aurez besoin d'une personne qui cuisinera. Vous aurez besoin de nappes, de vaisselle et bien plus encore. Vous devrez également tout nettoyer après la fin des vacances. En plus des dépenses et des tracas, la tenue d'un événement dans un bâtiment scolaire présente un certain nombre d'inconvénients importants, tels que des restrictions d'heure et de date, la nécessité de déplacer et de déplacer des meubles, car l'atmosphère n'est pas destinée à la fête.

La meilleure façon de passer une soirée de réunion d'anciens élèves est de combiner une visite dans une école ou un institut avec une fête dans un restaurant. Une partie solennelle peut avoir lieu dans une salle de réunion scolaire ou un public d'étudiants, et transférer le plaisir lui-même dans un restaurant ou un café. Avec ce choix, vous devez d'abord connaître les dates et les heures auxquelles l'établissement d'enseignement pourra accueillir l'événement, combiner cela avecle créneau horaire préféré par la majorité des participants et, en fait, choisissez une date.

Ne coordonnez pas immédiatement la date et l'heure choisies avec l'administration, mais convenez seulement à l'avance. Cela est nécessaire pour trouver un café approprié pour une heure sélectionnée à proximité de l'établissement d'enseignement, à distance de marche. C'est très gênant si l'institut ou l'école est très éloigné du restaurant. Dans cette situation, certains n'iront pas à la partie solennelle, tandis que d'autres n'iront pas à l'amusement.

Cependant, dans une cafétéria à proximité, la date ou les heures sélectionnées peuvent être occupées, mais une autre date est libre, ce qui est également pratique. Par conséquent, il est nécessaire de négocier avec l'établissement d'enseignement à l'avance et seulement après le choix final du restaurant.

Vous pouvez maintenant commencer à développer le scénario, en utilisant à nouveau la liste des invités et les données sur leurs capacités financières. Cela est nécessaire pour déterminer le nombre de concours avec prix, le menu de la soirée, qui sera commandé à l'avance, et d'autres moments similaires. Le scénario de la soirée de la réunion des anciens, qui ne réunira qu'une dizaine de personnes, même si en version "+1", sera très différent du programme de l'événement pour vingt camarades et se révélera complètement différent du rassemblement d'une centaine de personnes.

Cependant, ils ont tous la même structure:

• partie cérémonielle;
• transition vers un restaurant ou juste une pause avant le début du buffet;
• temps réglementaire;
• fin officielle;
• "après-marche".

Au stade du choix d'un scénario en accord avec le budget etle nombre d'invités ne doit pas entrer dans les détails du remplissage de chaque article, mais répartir les fonds. Il est plus facile de le faire, à partir de ce dont les coûts peuvent être calculés avec une précision maximale, par exemple à partir de la partie cérémonielle. "Résider" ne devrait pas du tout être inclus dans le budget, mais s'il y a de l'argent gratuit, il est tout à fait possible de présenter à chacun un cocktail à thème à la séparation. Le plus obscur en termes de budget est toujours la partie principale de la soirée, celle qui se déroule selon le scénario et implique divers concours, loteries et prix. Par conséquent, il devrait être laissé à la fin, et au moment de choisir avec quoi le remplir, procédez à partir de combien d'argent il reste.

En conséquence, vous obtiendrez une estimation financière assez détaillée. Il doit être clairement écrit, de sorte que lorsque les participants posent des questions sur l'argent qui leur est collecté, n'essayez pas de dire le contenu de la soirée, mais envoyez simplement une liste de numéros secs dans un messager ou par courrier. Cela épargnera vos propres nerfs et découragera les camarades de classe suspects de négocier avec le collectionneur.

Une fois les fonds collectés, vous devriez commencer à mettre en œuvre le plan. Avec un grand nombre d'invités à l'événement, de nombreux éléments et attributs différents des vacances sont généralement nécessaires. Il ne faut pas tout faire selon le principe du "comment ça se passe", le temps et les achats ou commandes doivent être planifiés, c'est beaucoup plus pratique et avec un planning clair rien ne sera oublié.

Comment tenir la partie officielle ?

Le contenu de la partie solennelle dépend du nombre d'enseignants qu'il y aura et de qui prévoit exactementêtre présent. Par exemple, le recteur de l'institut ou le chef de département, le directeur de l'école au soir de la réunion des diplômés prononcent toujours un discours qui ouvre l'événement. C'est une tradition à suivre. S'il n'y a pas de «hauts rangs» et qu'un seul enseignant ou plusieurs enseignants de matière sont présents, le droit d'ouvrir la soirée et de diriger toute la partie solennelle revient à son organisateur. Peu importe lequel des enseignants viendra à l'événement, tous ceux qui ont assisté à la soirée de la réunion des diplômés des enseignants reçoivent des fleurs et des lettres de remerciement commémoratives.

La partie cérémonielle ne doit pas être longue, mais elle ne doit pas non plus être trop courte. Le temps optimal est de 30 à 40 minutes. Le contenu peut être:

• discours d'ouverture ou discours du réalisateur;
• délivrance de diplômes ou certificats commémoratifs, mais seulement avec un petit nombre de participants, s'il y a plus de vingt personnes, alors les certificats sont délivrés après l'achèvement de la partie officielle en quittant la salle;
• les mots des professeurs, et après que les professeurs aient fini, vous devriez donner des fleurs et un "papier de remerciement" magnifiquement conçu, la même chose s'applique au directeur ou au représentant de l'administration;
• achèvement et invitation à se rendre au restaurant (vous devez rappeler l'adresse et dire qu'elle figure dans l'invitation).

Si l'un des diplômés veut dire quelque chose, cela se fait après les discours des enseignants et avant le discours final de l'organisateur de la fête.

S'il y a une opportunité de répéter la partie solennelle, alors cela devrait être fait sans faute. Il peut toujours y avoir des nuances qui distinguent la réalité du scénario écrit sur papier. La durée des discours, un micro qui ne fonctionne pas ou l'absence d'un support pour celui-ci, et d'autres bagatelles qui ne peuvent pas être prises en compte lors de la planification. Ils deviendront apparents lors des répétitions et pourront être corrigés ou éliminés.

Vous pouvez compléter la partie solennelle, non limitée à la parole. Une bonne option serait de chanter une chanson. Le soir de la réunion des diplômés, en l'absence d'hymne à l'établissement d'enseignement, vous pouvez préparer n'importe quel thème approprié et une chanson pas trop longue. Son texte et son explication doivent être envoyés à chacun des participants avec l'invitation. Cependant, si vous le souhaitez, vous pouvez le dupliquer en émettant une impression avec des mots à l'entrée du hall. S'il est prévu d'utiliser des badges, ils sont également remis à tout le monde avant la partie officielle à l'entrée.

Que faudra-t-il pour la partie officielle ?

Il y a des attributs obligatoires de la scène officielle de l'événement, qui ne dépendent pas du nombre de participants ou de la taille du budget. Ceux-ci incluent:

• fleurs pour tous les enseignants;
• diplômes commémoratifs ou "certificats d'études supérieures";
• lettres de remerciements aux enseignants.

C'est la base dont vous ne pouvez pas vous passer. Vous pouvez commander des diplômes et des diplômes dans l'une des agences de publicité ou directement dans les imprimeries. Cependant, une commande directe auprès des imprimeurs, bien que moins chère, nécessitera une préparation indépendante de la mise en page. Ce n'est pas seulement un dessin réalisé dans n'importe quel programme, il existe un certain nombre d'exigences pour de telles mises en page. Sans comprendre commentc'est une mise en page pour l'impression qui est en train de se faire, il ne faut pas le faire, car le résultat nécessitera une modification et non par la faute des presses à imprimer. Autrement dit, vous devrez payer deux fois.

En plus des attributs obligatoires, des éléments de l'événement tels que:

• badges avec nom, classe ou autres informations;
• décoration de la salle de réunion, du foyer et des autres lieux par lesquels passeront les diplômés dans l'établissement d'enseignement;
• imprimer les paroles si nécessaire.

Dans le cas où il fait froid et glissant à l'extérieur, et que le restaurant est situé loin de l'endroit où la soirée de la réunion des anciens a commencé (février ou mars, par exemple, ne sont pas propices à de longues promenades), vous peut louer un transport. Il est impératif d'avertir de la location de bus dans les invitations, car les personnes peuvent refuser d'utiliser leur propre voiture après avoir pris connaissance de la disponibilité des transports "porte à porte".

Transition vers le restaurant: est-il possible de le remplir avec quelque chose

Qu'il s'agisse ou non de remplir le temps de transition de l'établissement d'enseignement au lieu de célébration avec du contenu est une question individuelle. Cela dépend de nombreuses nuances, telles que:

• durée et charge de travail de la partie officielle;
• météo et saison;
• disponibilité de transport ou de marche;
• le temps qu'il faut pour se rendre au restaurant;
• nombre de participants.

Il est possible par beau temps et en été d'utiliser des clowns, des marionnettes grandeur nature, des mimes avec des ballons et autres sur le cheminaccompagnement. Cela prépare les invités pour une soirée festive. Cependant, si le chemin est trop court, par exemple, il vous suffit d'aller de l'autre côté de la rue, alors vous n'avez pas besoin de le remplir avec quoi que ce soit.

Pour un trajet en bus d'au moins 20 minutes, vous pouvez faire appel à un clown ou à tout autre artiste qui raconte des blagues "dans le sujet" ou, mieux encore, qui se produit dans le genre stand-up. Le même genre est optimal pour la partie principale de l'événement.

Cependant, s'il y a moins de dix personnes, un tel divertissement en cours de route est complètement inutile.

Comment passer le gros de la soirée ?

La structure de la façon dont la fête de remise des diplômes se déroule dans l'établissement, un an plus tard, ils se réunissent ou dix ans après l'obtention du diplôme, est la même. Mais le nombre de participants à l'événement affecte la structure de la célébration. S'il y a plus de 10-15 personnes, un chef sera nécessaire. S'il y a 5 à 7 participants, les services d'un toastmaster ne sont pas nécessaires.

Tous les concours, loteries ou autres animations doivent obligatoirement correspondre au thème de la soirée, ainsi que les discours à boire. Pour y parvenir, il suffit d'utiliser quelques éléments thématiques dans le script.

La structure de l'événement pourrait être:

• l'organisateur doit prononcer un bref discours au dîner, en d'autres termes, rouvrir les vacances;
• les toasts suivants doivent être adressés à des personnes spécifiques et rendre compte de ce qu'ils ont accompli dans le passé, bien sûreh bien, les diplômés eux-mêmes peuvent parler, impromptu;
• entre les levées de verres, des concours sont organisés, des performances d'artistes ou de participants à la soirée sont organisées;
• avant la fermeture, une loterie devrait être organisée avec des prix ludiques, par exemple, avec un certificat pour le droit d'accueillir et d'organiser la prochaine réunion.

L'organisateur dit le dernier toast. Dans celui-ci, vous devez remercier ceux qui sont venus, exprimer votre confiance dans une première rencontre et expliquer que le restaurant est à l'entière disposition de tous ceux qui veulent continuer à s'amuser, en indiquant l'heure, bien sûr. Autrement dit, la partie officielle doit être terminée au moins 2 heures avant l'expiration de la période de location.

Que dire dans les toasts "d'adresse" ?

Les félicitations le soir de la réunion ne sont pas très différentes des toasts des autres jours fériés. C'est-à-dire qu'il s'agit d'un court discours contenant des mots agréables sur quelqu'un, parlant des réalisations de cette personne et l'appelant à boire.

Vous pouvez parler de n'importe quoi, mais, bien sûr, vous devez être prêt. Tout le monde a des réalisations. Par exemple, si un excellent étudiant et militant est devenu femme au foyer, vous devez vous souvenir des valeurs familiales et souligner qu'une maison est la chose la plus importante d'une personne. Si un camarade de classe travaille comme mécanicien dans une usine, vous devez parler de la valeur des professions simples, sans lesquelles toutes les commodités de la vie moderne sont inconcevables. Autrement dit, les toasts ciblés devraient augmenter l'estime de soi d'une personne et lui plaire.

Après de tels discours, un diplôme "For Achievement" devrait être décerné. Mais cela ne devrait être fait que si les toastssera prêt pour chacun des invités. S'il y a une centaine de personnes à la fête, il n'est pas nécessaire de préparer des diplômes. Mais les toasts eux-mêmes doivent être prononcés. Ils doivent être pensés pour environ la moitié des participants. Après chaque paire de tels discours, les invités doivent être provoqués dans les mêmes discours concernant leurs camarades de classe.

Ainsi, l'éternelle question de savoir pourquoi boire est complètement supprimée, et chacun des invités se sent nécessaire, et non superflu à la fête.

Qu'inclure dans le programme ?

La variante la plus optimale du programme de tels événements est les performances des participants eux-mêmes. Mais la plupart des gens ont tendance à refuser une offre de spectacle, alors les organisateurs devraient couvrir cela avec des concours ou des loteries.

C'est-à-dire que, comme prix pour gagner un concours, le gagnant doit, par exemple, lire de la poésie. Pour la soirée de la réunion des diplômés, qui se tient selon un programme organisé selon ce principe, des textes imprimés à l'avance doivent être préparés. Tout le monde ne mémorise pas de poèmes.

Vous pouvez vous passer du tout de concours et jouer des performances sous forme de loterie ou de forfaits. Vous pouvez organiser une vente aux enchères. C'est-à-dire que le participant a la possibilité de vendre à quelqu'un son droit de parole, et l'argent pour ce lot sera le début du budget du lendemain soir de la réunion, dont la date, bien sûr, devrait être annoncée, pour exemple, l'année prochaine.

Comment préparer un discours ?

Cette question déconcerte souvent même les organisateurs les plus pédants et les plus talentueux. En fait, tout est simple. Mots pour le soir des retrouvaillesne doit pas être prétentieux, sincère et gentil. Ça suffit.

La parole ne doit pas être retardée. L'ouverture de la partie solennelle est tout à fait dans les 5-7 minutes, bien sûr, si le directeur ou l'un des enseignants «importants» ne prononce pas le discours. Ils ne doivent pas être limités dans le temps - c'est impoli. La dernière partie officielle du discours dure 4-5 minutes, elle peut être commencée par les mots: "La soirée de retour commence", "Maintenant, nous allons au restaurant et nous nous amuserons" et d'autres informations, par exemple sur les bus ou l'adresse de l'établissement.

Le premier toast est complètement symbolique et devrait sonner simplement: "Les gars ! Ici, nous nous sommes vus! Célébrons-le !" Les toasts d'adresse se composent de plusieurs phrases et prennent 2 à 4 minutes.

Les difficultés avec les discours de table peuvent être évitées en engageant un hôte ou en utilisant le reste des participants autant que possible.

Qu'est-ce qu'il ne faut pas oublier ?

Lors de la planification d'une soirée, vous devez vous souvenir de trois nuances, telles que:

• organiser des prises de vue photo ou vidéo;
• rechercher l'hôte;
• envoi d'invitations.

Assurez-vous d'engager un photographe et/ou un vidéaste. C'est une partie très importante de la réunion. De plus, vous devez commander des services pour toute la soirée - de la partie officielle solennelle à «l'après-marche». Les résultats de son travail doivent ensuite être envoyés par voie électronique à tous les invités de l'événement.

Engagez un hôte pour les fêtes de plus de 10 personnes. Après tout, l'organisateur lui-même est également diplômé et il devrait s'amuser, et non suivre le programme etl'ambiance des invités.

L'invitation doit être émise, y compris toutes les informations nécessaires: l'heure et le lieu de la réunion, le nom et l'adresse du restaurant, la disponibilité du bus, s'il est prévu de le louer, le paroles de la chanson, bien sûr, si cet élément est inclus dans le script, et ainsi de suite.

Vous n'avez pas besoin d'imprimer les invitations, il est beaucoup plus facile de les émettre sous forme électronique et de les envoyer via Messenger ou par e-mail.